Praktische toepassing
Cijfers uit alle vestigingen zijn zonder handwerk te vergelijken, werk is over te dragen zonder overleg over de vorm, en een nieuwe vestiging neemt de bestaande werkwijze over in plaats van een eigen versie te bedenken.
Iedere locatie gebruikt eigen bestanden, benamingen en processtappen, waardoor vergelijken en overdragen lastig is.
Herkenbaar probleem
Elke vestiging heeft in de loop van de jaren een eigen manier van werken opgebouwd. Dezelfde klant heet op de ene locatie anders dan op de andere, een werkbon ziet er per vestiging anders uit en cijfers zijn niet zomaar naast elkaar te leggen. Zodra er iets moet worden overgedragen of samengevoegd, gaat de tijd in het gelijktrekken zitten in plaats van in het werk zelf.
Een technisch dienstverlener met vier vestigingen sloot elke maand af met een eigen overzicht per locatie, dat op het hoofdkantoor met de hand werd samengevoegd. Dat kostte een paar dagen en de uitkomst sloot nooit helemaal aan op de administratie. Na het gelijktrekken van de benamingen en het automatiseren van de overdracht komt de maandrapportage uit één bron.
Mogelijke route
We maken gegevens en processtappen uniform en automatiseren overdrachten tussen de gebruikte systemen.
We leggen eerst naast elkaar hoe het per locatie werkelijk gaat: welke stappen, welke bestanden, welke benamingen. Een deel van de verschillen blijkt dan historisch en zonder reden, een ander deel juist verstandig omdat een vestiging andere klanten, andere machines of andere afspraken heeft. Alleen het eerste soort verschil pakken we aan.
Daarna maken we de gegevens en de vaste processtappen uniform: één set benamingen, één indeling, en overdrachten tussen de systemen die de vestigingen gebruiken die automatisch lopen in plaats van via een bestand per mail. Rapporteren over alle vestigingen samen wordt daarmee een kwestie van uitlezen in plaats van optellen.
Menselijke regie
Lokale kennis blijft behouden; alleen onnodige verschillen verdwijnen.
Welk verschil ergens goed voor is en welk verschil er alleen maar in geslopen is, weten de mensen op de vestiging zelf. Zij bepalen wat uniform wordt en wat blijft zoals het is.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck lopen we je processen door en zie je of dit bij jou de plek is waar de meeste tijd blijft liggen, of dat er iets anders eerst aandacht vraagt.
