Praktische toepassing
Elke aanvraag heeft een eigenaar en een termijn, de eerste reactie gaat binnen enkele uren de deur uit en er raakt niets meer kwijt tussen kanalen.
Aanvragen komen via verschillende kanalen binnen, missen informatie of blijven tussen teams liggen.
Herkenbaar probleem
Aanvragen komen binnen via het formulier op je site, via de mail, via WhatsApp en soms gewoon telefonisch. Ze belanden bij verschillende mensen, en wie er iets mee doet hangt af van wie er die dag tijd heeft. Een deel blijft liggen, en je merkt het pas als de klant belt of al ergens anders heeft getekend.
Een bouwbedrijf met drie vestigingen kreeg offerteaanvragen binnen op vier verschillende adressen. Niemand wist hoeveel er per week binnenkwamen en hoeveel er nooit beantwoord werden. Na het samenbrengen van de kanalen bleek een op de zes aanvragen zonder reactie te zijn gebleven.
Mogelijke route
We brengen aanvragen samen, vullen vaste gegevens aan en sturen ze automatisch naar de juiste medewerker.
We brengen alle aanvragen samen op één plek, ongeacht waar ze binnenkomen. Elke aanvraag krijgt automatisch een eigenaar, een status en een termijn waarbinnen er iets moet gebeuren.
Waar het kan bereiden we de reactie voor: een ontvangstbevestiging die klopt, de klantgegevens er al bij gezocht, en bij standaardvragen een concept-antwoord dat je collega alleen nog hoeft te controleren. Het versturen blijft mensenwerk, want dat eerste contact bepaalt hoe de klant je ziet.
Menselijke regie
Persoonlijk contact en commerciële beoordeling blijven bij het team.
Techniek doet het voorspelbare werk. De uitzonderingen, de twijfelgevallen en de beslissingen die vakkennis vragen blijven bij de mensen die het werk kennen.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck lopen we je processen door en zie je of dit bij jou de plek is waar de meeste tijd blijft liggen, of dat er iets anders eerst aandacht vraagt.
