Praktische toepassing
Nieuwe collega's zijn sneller zelfstandig, ervaren mensen worden minder onderbroken en kennis blijft in het bedrijf als iemand weggaat.
Werkinstructies, klantafspraken en productkennis staan verspreid over documenten en systemen.
Herkenbaar probleem
De kennis in je bedrijf zit in handleidingen op een netwerkschijf, in oude mails en vooral in de hoofden van een paar ervaren collega's. Nieuwe mensen lopen daardoor steeds even langs om iets te vragen, en als er iemand met vakantie is duurt alles wat langer.
Bij een groothandel wisten twee medewerkers precies hoe de uitzonderingen per leverancier werkten. Beiden waren boven de zestig. Alles wat zij wisten stond nergens, en de rest van het team belde ze gemiddeld tien keer per dag.
Mogelijke route
Een beveiligde kennisassistent kan informatie doorzoekbaar maken en antwoorden voorzien van een bron.
We brengen je documenten, handleidingen en veelgestelde vragen samen en maken ze doorzoekbaar in gewone taal. Je collega's stellen een vraag zoals ze die aan een collega zouden stellen en krijgen antwoord met de bron erbij, zodat ze het kunnen nakijken.
We spreken vooraf af welke documenten meedoen en welke niet, en houden verouderde versies er bewust buiten. Een antwoord uit een instructie van vijf jaar geleden is namelijk erger dan geen antwoord.
Menselijke regie
Een vakinhoudelijk verantwoordelijke beheert de bronnen en beoordeelt gevoelige antwoorden.
Techniek doet het voorspelbare werk. De uitzonderingen, de twijfelgevallen en de beslissingen die vakkennis vragen blijven bij de mensen die het werk kennen.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck lopen we je processen door en zie je of dit bij jou de plek is waar de meeste tijd blijft liggen, of dat er iets anders eerst aandacht vraagt.
