Praktische toepassing
Documenten zijn binnen een dag verwerkt in plaats van binnen een week, het overtypen verdwijnt en je vindt elk document terug bij de juiste klant of het juiste project.
Gegevens worden uit pdf's, e-mails of formulieren overgenomen en daarna handmatig gecontroleerd.
Herkenbaar probleem
Inkoopfacturen, pakbonnen en contracten komen binnen als PDF, als foto of gewoon in de mail. Iemand typt de gegevens over in het boekhoudpakket, zoekt uit bij welk project het hoort en legt het document ergens neer waar het later weer terug te vinden is. Elke week opnieuw, en aan het eind van een periode het hardst.
Een installatiebedrijf ontvangt zo'n vierhonderd inkoopfacturen per maand van vijftien vaste leveranciers. De administratie was daar twee dagen per week aan kwijt en liep in drukke maanden achter, waardoor betaalkortingen misliepen. Na het inlezen en koppelen blijft alleen de controle van afwijkende facturen over.
Mogelijke route
Documentherkenning, vaste controles en een koppeling met het bestaande systeem kunnen het voorspelbare werk overnemen.
We laten binnenkomende documenten automatisch inlezen en de gegevens eruit halen die je nodig hebt: leverancier, bedrag, factuurnummer, datum en projectcode. Die gegevens gaan rechtstreeks naar je boekhouding of je ERP, met het document eraan gekoppeld.
Wat het systeem zeker weet gaat door. Wat twijfelachtig is komt in een controlelijst, zodat een mens er nog naar kijkt. Zo houd je grip op de uitzonderingen zonder de honderd voorspelbare gevallen nog met de hand te hoeven doen.
Menselijke regie
Een medewerker beoordeelt uitzonderingen en houdt controle over boeking of verzending.
Techniek doet het voorspelbare werk. De uitzonderingen, de twijfelgevallen en de beslissingen die vakkennis vragen blijven bij de mensen die het werk kennen.
Jouw eerste stap
In de Kansencheck lopen we je processen door en zie je of dit bij jou de plek is waar de meeste tijd blijft liggen, of dat er iets anders eerst aandacht vraagt.
